Marcus Dapp, Dozent an der ETH Zürich und aktiv in der Open Knowledge Foundation, erklärt in einem Gastartikel bei netzpolitik.org, warum die Nutzung des XML-Formats nicht nur aus ideellen, sondern auch aus wirtschaftlichen Gründen nicht zu empfehlen ist. Der Autor fokussiert dabei deutsche Verwaltungen, die denen in europäischen Nachländern hinterherhinken würden. Kurz zusammengefasst gibt es derzeit vier Standards bei Bürodokumenten:
- ODF, das OpenDocumentFormat, das „herstellerneutral, rechtlich und technisch offen zugänglich und öffentlich erarbeitet ist“ (Dapp)
- OOXML, Office Open XML, von Microsoft entwickelt und nicht grenzenlos zugänglich in drei Varianten, „ECMA“, „Transitional“ und „Strict“
Das Problem der OOXML-Varianten ist laut Dapp, dass sie untereinander inkompatibel sind. Er fasst das wie folgt zusammen:
Office 2007 liest und schreibt in “ECMA”
Office 2010 und neuer schreiben “Transitional”
Office 2013 liest und schreibt – nicht “Strict”, jedenfalls nicht gemäss ISO/IEC 29500
Das kuriose daran sei, dass nicht einmal Microsoft selbst die Strict-Variante vollständig einsetzt. Probleme mit Dateien aus verschiedenen Microsoft Office-Generationen sind vorprogrammiert. Eingebettete Objekte können verloren gehen oder Fehler bei Grafiken auftauchen. Für öffentliche Verwaltungen kann das zu handfesten Schwierigkeiten führen: So muss entweder veraltete Büro-Software weiterhin betrieben werden, damit Dateien im Rahmen von Aufbewahrungsfristen noch problemlos geöffnet werden können. Oder Dateien müssen umgewandelt werden. Marcus Dapp stellt dazu berechtigte Fragen:
Welche Stadtkämmerei kann in solch einem Umfeld dem Budget-Spreadsheet von 2007 noch trauen, wenn es nicht mehr mit Office 2007 geöffnet wird, weil Microsoft den Support eingestellt hat? Wer kann der Verwaltung Garantien geben, wenn es auch der Hersteller nicht tut, z.B. durch eine Office-Version, die alle Formatvarianten sicher und verlustfrei verarbeiten kann? […] Warum sollte die Kunden diese Kosten [einer Dateiumwandlung] tragen, wenn sie sie gar nicht verursacht haben?
Auch wenn sich der Autor in seinem Artikel auf staatliche Einrichtungen konzentriert. Diese Fragen stellen sich gleichermaßen oder ähnlich auch für Selbständige, Unternehmen oder Privatpersonen. Wenn etwa der Briefverkehr mit Kunden eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren hat, dann sollte überlegt werden, ob das abspeichern in einem der OOXML-Formate die effizienteste Lösung ist. Dabei kann nicht nur freie Software wie LibreOffice die Alternative, das OpenDocumentFormat, speichern, sondern auch das Pendant von Microsoft.